Krajowy System e-Faktur wprowadza rewolucję w codziennej pracy przedsiębiorstw. Choć docelowo ma uprościć procesy księgowe i zwiększyć transparentność danych, to okres przejściowy wiąże się z wieloma wyzwaniami. W praktyce użytkownicy często popełniają błędy wynikające z braku doświadczenia, nieaktualnego oprogramowania lub niedostatecznego zrozumienia zasad działania systemu. Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, które pojawiają się podczas korzystania z KSeF, oraz sposoby, aby ich unikać.
1. Zaniedbanie prawidłowej konfiguracji systemu
Jednym z pierwszych błędów, jakie popełniają przedsiębiorcy, jest wdrożenie systemu bez odpowiedniej konfiguracji. Firmy nie zawsze sprawdzają, czy ich oprogramowanie jest w pełni kompatybilne z KSeF, co prowadzi do błędnych wysyłek faktur lub ich odrzucania.
Jak zapobiec?
Przed rozpoczęciem pracy warto przeprowadzić audyt oprogramowania — sprawdzić moduły KSeF, odpowiednie API oraz możliwości automatyzacji. Kluczowe jest także regularne aktualizowanie systemów.
2. Błędy w strukturze faktury ustrukturyzowanej
Nowy format FA(2) jest precyzyjny i wymaga prawidłowego wypełnienia wielu pól. Błędy zdarzają się najczęściej w zakresie stawek VAT, jednostek miary, danych kontrahenta, opisów pozycji, kwot netto i brutto.
W tradycyjnych fakturach takie nieścisłości można szybko poprawić. W KSeF system od razu weryfikuje dokument i odrzuca błędne faktury.
Jak zapobiec?
Warto korzystać z systemów, które walidują dokumenty przed wysyłką, oraz tworzyć szablony faktur, aby unikać powtarzalnych pomyłek.
3. Nieumiejętne zarządzanie uprawnieniami pracowników
KSeF umożliwia precyzyjne nadawanie ról użytkownikom. Niestety wiele firm nadaje uprawnienia zbyt szeroko lub zbyt wąsko. Skutkuje to:
- brakiem możliwości wysłania faktury,
- utrudnieniami w księgowaniu,
- ryzykiem nieautoryzowanych działań.
Jak zapobiec?
Przygotuj politykę dostępu — określ, kto ma wystawiać faktury, kto je zatwierdzać, a kto administruje kontem. Regularnie aktualizuj uprawnienia przy zmianach w zespole.
4. Ignorowanie komunikatów o błędach i statusów faktur
KSeF nie tylko przyjmuje dokumenty, ale również wysyła szczegółowe komunikaty o ich statusie. Niestety wielu użytkowników zakłada, że skoro faktura została wysłana, to trafiła do systemu poprawnie. Tymczasem odrzucenie dokumentu przez KSeF może skutkować poważnymi konsekwencjami — szczególnie jeśli firma nie zauważy błędu na czas.
Jak zapobiec?
Regularnie monitoruj statusy faktur, najlepiej poprzez oprogramowanie automatycznie pobierające raporty z systemu. Warto również ustawić alerty o odrzuconych dokumentach.
5. Błędne wystawianie faktur korygujących
Korekty są jednym z największych źródeł błędów w KSeF. Wiele firm zapomina, że korekta musi:
- odnosić się do numeru KSeF faktury pierwotnej,
- zawierać pełne dane przed i po korekcie,
- jasno wskazywać przyczynę zmian.
Wystawienie korekty „po staremu”, bez zachowania wymogów systemu, zawsze skończy się odrzuceniem dokumentu.
Jak zapobiec?
Stwórz procedurę obsługi korekt, a pracowników odpowiedzialnych za ich wystawianie przeszkol z zasad FA(2).
6. Brak szkolenia pracowników
Wiele firm wprowadza KSeF bez przygotowania zespołu. Tymczasem nowy system różni się od dotychczasowych narzędzi i wymaga jasnej komunikacji wewnętrznej. Brak szkolenia powoduje chaos, błędy w danych i opóźnienia w obsłudze klientów.
Jak zapobiec?
Zorganizuj cykl szkoleń dla działu sprzedaży i księgowości. Regularnie aktualizuj wiedzę pracowników wraz ze zmianami w prawie.
7. Samodzielne rozwiązywanie skomplikowanych problemów
Choć wiele błędów w KSeF można rozwiązać wewnętrznie, niektóre wymagają interpretacji podatkowych, szczególnie gdy dotyczą korekt, prawidłowego momentu wystawienia faktury czy specyficznych transakcji. W takich przypadkach pomoc specjalisty jest kluczowa.
Profesjonalny doradca podatkowy może ocenić poprawność dokumentów, wskazać właściwe procedury i pomóc uniknąć problemów podczas kontroli skarbowych.
Korzystanie z KSeF wymaga zarówno wiedzy technicznej, jak i zrozumienia przepisów podatkowych. Najczęstsze błędy wynikają z braku przygotowania systemów, niedostatecznej kontroli danych oraz niewłaściwej obsługi uprawnień. Jednak dzięki odpowiednim procedurom, szkoleniom i regularnemu monitorowaniu dokumentów można ich łatwo uniknąć. Firmy, które od początku wdrożą dobre praktyki, szybko zauważą, że KSeF nie jest przeszkodą — lecz narzędziem realnie ułatwiającym codzienną pracę.
Dodaj komentarz